УТВЕРЖДЕНА

приказом начальника Управления Судебного департамента в Ярославской области

от «28» января 2022 г. № 12

Инструкция

по работе с обращениями и запросами граждан и организаций

в Управлении Судебного департамента в Ярославской области

(в ред. приказов Управления Судебного департамента

в Ярославской области от «11» июля 2023 года № 29, «11» июля 2025 года №43 )

I. Общие положения

1.1. Работа с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Ярославской области осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» и от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», а также иным федеральным законодательством, регулирующим правоотношения граждан и организаций при обращении в государственные органы и органы местного самоуправления.

1.2. В Управлении Судебного департамента в Ярославской области (далее – Управление) подлежат обязательному рассмотрению индивидуальные и коллективные предложения, заявления, жалобы, а также запросы граждан и организаций (далее - обращения (запросы), поступающие в письменной форме, в форме электронных документов или в форме устного обращения к должностному лицу во время личного приема, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

1.3. Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Ярославской области (далее - Инструкция) определяет порядок рассмотрения обращений (запросов), ведения делопроизводства по ним и осуществления личного приема граждан и представителей организаций.

1.4. Работа с обращениями (запросами) является прямой служебной обязанностью государственных гражданских служащих Управления. Принятые на работу в аппарат Управления работники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений под роспись.

1.5. При рассмотрении обращений (запросов) не допускается разглашение сведений, содержащихся в них, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений направление письменного обращения или запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, предоставление запрашиваемой информации.

1.6. Информация на запрос может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

1.7. Руководители отделов Управления в пределах своих полномочий обязаны обеспечить:

всестороннее и объективное рассмотрение обращений (запросов) и предоставление заявителям или пользователям информацией достоверных сведений;

соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации;

систематический анализ обращений (запросов) для выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав граждан, организаций, а также для совершенствования работы системы Управления, судов и органов судейского сообщества.

1.8. Работники структурных подразделений аппарата Управления при проведении проверок в районных (городских) судах г. Ярославля и Ярославской области, помимо выполнения своего основного задания, оказывают практическую помощь в рассмотрении обращений (запросов) в пределах своей компетенции.

1.9. Отдел организационно-правового обеспечения судов и делопроизводства:

- осуществляет централизованный учет обращений (запросов);

- осуществляет ежедневный мониторинг портала ССТУ.РФ в части размещения на нем обращений (запросов) в адрес Управления и последующий контроль за их поступлением;

- осуществляет контроль за исполнением обращений (запросов).

- осуществляет техническое обеспечение сети VipNet;

- во взаимодействии с другими структурными подразделениями Управления обобщает и анализирует обращения (запросы) для предоставления информации Генеральному директору Судебного департамента отдельным разделом по установленной форме вместе с отчетом по итогам работы за год;

- осуществляет информационно-справочную работу, связанную с обращениями (запросами).

II. Порядок рассмотрения обращений

2.1. Ответственность за организацию исполнения обращений, соблюдение сроков их рассмотрения, состояние делопроизводства по ним в Управлении возлагается на отдел организационно-правового обеспечения судов и делопроизводства, в структурных подразделениях Управления - на руководителей структурных подразделений.

2.2. Прошедшие регистрацию обращения передаются отделом организационно-правового обеспечения судов и делопроизводства начальнику Управления для проставления резолюции.

2.3. Обращение с поручением начальника Управления передается отделом организационно-правового обеспечения судов и делопроизводства исполнителю в день наложения резолюции или не позднее следующего рабочего дня. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым.

2.4. Все поступившие обращения ставятся на контроль с проставлением на обращении штампа «Контроль» работником отдела организационно-правового обеспечения судов и делопроизводства.

2.5. Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

2.6. Обращения, переадресованные в другие государственные органы или органы местного самоуправления для разрешения с предложением сообщить о результатах рассмотрения в Управление, также ставятся отделом организационно-правового обеспечения судов и делопроизводства на контроль.

2.7. Решение о проверке обращения с выездом на место работников соответствующих структурных подразделений Управления принимается начальником Управления, руководителем соответствующего структурного подразделения.

2.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.9. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю.

2.11. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случая, когда ответ на обращение не дается.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

2.12. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

2.13. Обращение в соответствии с компетенцией Управления рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

2.14. В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц, начальником Управления может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителем подается в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства служебная записка с указанием причин продления срока с резолюцией начальника Управления о продлении срока рассмотрении обращения.

2.15. Начальником Управления могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.

Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.16. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

2.17. Ответ на письменное обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, если текст не поддается прочтению. В случае если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию автора, ему в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается о причинах оставления обращения без ответа.

2.18. В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

2.19. В случае если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором по данному вопросу. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.

2.20.Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Управление в форме электронного документа, либо по адресу (уникальному идентификатору) личного кабинета гражданина в информационной системе, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в Управление в письменной форме. Кроме того, на поступившее в Управление обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований Инструкции на официальном сайте в сети «Интернет».

2.21.В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 2.20. Инструкции на официальном сайте Управления в сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

2.22. Управление вправе запрашивать документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

В случае если запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, направляется по системе ведомственного электронного документооборота Управления или по адресу электронной почты, сведения о дате и времени отправки запроса распечатываются и приобщаются к документам, касающимся рассмотрения обращения.

III. Порядок предоставления информации по запросам

3.1. Организация работы с запросами осуществляется в порядке, установленном пунктами 2.1-2.6, 2.15 настоящей Инструкции.

3.2. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса или адрес электронной почты, а также фамилия, имя и отчество гражданина или наименование организации, запрашивающих информацию. Анонимные запросы не рассматриваются.

3.3. В случае если запрос не относится к сфере деятельности Управления, такой запрос направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае если Управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе и (или) органе местного самоуправления, об этом также сообщается направившему запрос пользователю информацией в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4. Запрос подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации; если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

3.5. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение 7 дней со дня его регистрации с указанием причины такой отсрочки и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

3.6. Информация о деятельности судов, органов судейского сообщества Российской Федерации и Управления предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

Ответ на запрос, поданный в электронном виде, может быть направлен в электронном виде, если в запросе не указан иной способ получения ответа.

3.7. Информация не предоставляется в случае, если:

содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении ее применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

3.8. В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

В случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, Управление предоставляет запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

3.9. Управление вправе не предоставлять информацию по запросу, если эта информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети «Интернет».

В этом случае в ответе на запрос указываются наименование, дата выхода и номер средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

IV. Делопроизводство по обращениям (запросам)

4.1. Делопроизводство по обращениям (запросам) ведется отдельно от других видов делопроизводства в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства.

4.2. Отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства осуществляется:

- прием, первоначальная обработка письменных обращений (запросов), поступающих в Управление по средствам факсимильной связи и доставляемых службой почтовой, фельдъегерской связи;

- прием и регистрация письменных обращений (запросов), полученных в ходе личного приема;

- прием и регистрация обращений (запросов) в форме электронных документов через официальный сайт Управления, на электронную почту Управления.

4.3. Обращения (запросы), указанные в п.п.4.2. подлежат регистрации в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства в день получения, но не позднее трех дней после поступления.

4.4. Регистрация обращений (запросов) ежегодно начинается с номера 1.

Не допускается перерегистрация обращений (запросов), не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в системе электронного документооборота, применяемой в Управлении.

4.5. Основной регистрационно-контрольной формой регистрации являются электронные карточки системы электронного документооборота, в которые вводятся реквизиты обращений (запросов).На впервые поступившее обращение (запрос) создается учетная карточка (Приложение №1).

На коллективное обращение (запрос) учетная карточка заполняется по фамилии первого заявителя; на обращение (запрос) организаций по фамилии представителя организации или наименованию организации.

4.6. Обращение (запрос), поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.7. При регистрации обращения (запроса) на лицевой стороне первого листа обращения (запроса) в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется штамп Управления (приложение № 2), на котором указываются регистрационный номер, дата поступления и количество листов. Если обращение (запрос) поступило с сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме.

4.8. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением (запросом) и сохраняется при регистрации ответа (уведомления, письма) на обращение (запрос). В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения (запроса) внутри Управления, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

В случае если ответ дается на два и более обращения (запроса) от одного и того же заявителя, регистрация исходящего документа осуществляется под номером того обращения (запроса) из рассмотренных, которое зарегистрировано первым.

4.9. Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными, подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и приобщению к ранее поступившим материалам. Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.10. Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

заявитель или пользователь информацией не удовлетворен данным ему ответом Управления по первоначальному обращению (запросу);

со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.

4.11. Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное, с отметкой о повторности в системе электронного документооборота.

4.12. После регистрации обращение (запрос) в тот же день передается на доклад начальнику Управления.

4.13. Если в соответствии с поручением начальника Управления обращение (запрос) подлежит рассмотрению в нескольких структурных подразделениях Управления, то подлинник обращения (запроса) передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, копия - соисполнителю.

Решение, принятое по такому обращению или запросу, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает начальник Управления.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременность подготовки ответа.

4.14. Передача зарегистрированных обращений (запросов) в структурные подразделения осуществляется через работников отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства, на которых возложены соответствующие обязанности, под роспись в реестре.

4.15. Обращение (запрос), переданное в структурные подразделения Управления ошибочно, возвращается в тот же день в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства.

4.16. Передача обращения (запроса) из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства, не допускается. Обращение (запрос) передается с соответствующей отметкой в учетных формах.

4.17. Руководитель структурного подразделения Управления обеспечивает оперативное рассмотрение обращения (запроса), доведение его до исполнителя с поручением в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, при необходимости отметку о постановке обращения (запроса) на контроль.

Запрещается на тексте обращения (запроса) делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе рассмотрения обращения (запроса).

4.18. При исполнении обращения (запроса) исполнитель готовит ответ на бланке Управления за подписью начальника Управления и визирует копию ответа.

Если обращение (запрос) поступило в Управление из государственного органа, органа местного самоуправления, то текст ответа должен содержать ссылку на наименование органа, переадресовавшего обращение (запрос).

4.19. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.20. Ответ на обращение (запрос) двух и более лиц направляется на фамилию первого подписавшего лица, если не оговорено конкретное лицо, с просьбой сообщить о результатах рассмотрения другим авторам. В отдельных случаях ответ направляется каждому из подписавших обращение (запрос).

На коллективное обращение (запрос) работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

4.21. Ответы на обращения (запросы), уведомления, письма в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам подлежат регистрации в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства.

4.22. Порядок оформления реквизитов и их расположения на бланках писем установлен Инструкцией по делопроизводству в аппарате Управления Судебного департамента в Ярославской области.

4.23. Решение об окончании рассмотрения обращения (запроса) принимает начальник Управления.

В случаях, когда ответ не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение справкой с изложением причины.

4.24. Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом передаются в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства для доклада начальнику Управления и последующей отправки адресатам не позднее трех дней до истечения установленного законом 30-дневного срока рассмотрения обращения (запроса) в соответствии с компетенцией Управления. Материалы формируются в отдельное производство.

4.25. Представляемые на подпись начальнику Управления проекты ответов или писем с материалами исполненных обращений (запросов) должны иметь необходимые визы: исполнителя, руководителя структурного подразделения, соисполнителей.

4.26. Об утере обращения (запроса) или документов по нему исполнитель сообщает руководителю структурного подразделения. В этом случае руководитель подразделения назначает служебную проверку и о результатах докладывает начальнику Управления.

4.27. Законченные производством обращения (запросы) хранятся в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.

4.28. Пакеты, в которые были вложены письменные обращения (запросы), приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить почтовый адрес отправителя, даты отправки и получения обращения (запроса).

4.29. По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Управления.

Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства.

По письменной просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Управление из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Управление, если указанные письменные ответы не были получены заявителем по не зависящим от него обстоятельствам.

Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства, информация об этом вводится в систему электронного документооборота.

V. Особенности работы с обращением (запросом) в форме электронного сообщения

5.1. Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного документа через официальный сайт Управления в сети «Интернет».

5.2. Обращение (запрос) должно содержать реквизиты, необходимые для его рассмотрения и направления ответа (приложение № 3 к настоящей Инструкции).

В случае не заполнения сведений об авторе (фамилия; имя автора; наименование организации, если обращается представитель организации; адрес, по которому должен быть направлен ответ) и текста обращения (запроса) отправитель информируется о невозможности принять обращение (запрос).

5.3. Управление сохраняет за собой право в установленном порядке уточнить достоверность информации об отправителе, а также уточнить содержание обращения (запроса).

5.4. Информация о персональных данных авторов обращений (запросов) хранится и обрабатывается с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных.

5.5. С учетом возможностей программно-технического обеспечения сайта размер обращения (запроса) в форме электронного документа не может превышать 5 тысяч символов.

Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме (для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, rtf, xls, pdf, jpg, bmp, png, tif, gif) либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5.6. Обращение (запрос), поступившее в форме электронного документа обрабатывается отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства и подлежит регистрации в системе электронного документооборота.

При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи из СПО ГАС "Правосудие" в систему электронного документооборота данных о поступлении обращения (запроса) в форме электронного документа работником отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства осуществляется ввод соответствующих данных в систему электронного документооборота в ручном режиме, в том числе с использованием технических средств, электронных носителей информации.

Обращение (запрос), направленное посредством СПО ГАС "Правосудие", представляет собой комплект электронных документов, который включает в себя:

обращение (запрос);

квитанцию об отправке;

приложенные документы (при наличии);

сведения о результатах проверки электронной подписи заявителя (в случае, если обращение и приложенные к нему документы (при наличии) содержат электронную подпись).

Обращение (запрос), квитанция об отправке, приложенные документы (при наличии) распечатываются, и дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Квитанция об отправке является документом, подтверждающим отправку обращения (запроса) и содержащим информацию об органе, в который направлено обращение, дату отправки, данные заявителя, указанные им при направлении обращения (запроса), уникальный идентификатор, присваиваемый обращению (запросу), а также перечень приложенных заявителем документов (при наличии).

Квитанция об отправке распечатывается на оборотной стороне последнего листа обращения (запроса).

Документы, приложенные заявителем к обращению (запросу), распечатываются в той последовательности, в которой они перечислены в квитанции об отправке.

При необходимости сведения о результатах проверки электронной подписи распечатываются и прилагаются к обращению (запросу).

5.7. В регистрационную карточку системы электронного документооборота добавляются файлы, содержащие обращение (запрос), квитанцию об отправке, приложенные к обращению (запросу) документы (при наличии), а также сведения о результатах проверки электронной подписи (при наличии).Основанием для отказа в рассмотрении электронного документа, помимо оснований, указанных в разделах 2-3 Инструкции, также может являться:

указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

некорректность содержания электронного сообщения.

5.8. При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи данных из системы электронного документооборота в СПО ГАС «Правосудие» ответ на обращение (запрос) или уведомление направляется заявителю работником отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства, который произвел регистрацию исходящего документа в системе электронного документооборота, путем изменения статуса на «Направлен ответ» или «Продление срока подготовки ответа» в СПО ГАС «Правосудие», указав регистрационный номер ответа (уведомления) в поле «Комментарий» и приложив файл, содержащий ответ (уведомление), в формате «PDF», размер которого не должен превышать 5 Мбайт.

В наименовании файла с ответом указывается фамилия и инициалы заявителя, которому адресован ответ, в дательном падеже (например: Андрееву А.А.pdf, Петрову П.П.pdf).

В случае если ответ на обращение (запрос) не дается, по основаниям, предусмотренным разделами II - III Инструкции, работник отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства меняет статус обращения (запроса) на «Оставлено без ответа» в СПО ГАС «Правосудие», выбрав причину в соответствующей графе и указан в поле «Комментарий» статью нормативного правового акта, в соответствии с которой принято указанное решение.

5.9. После размещения информации о результатах рассмотрения обращения (запроса) в СПО ГАС «Правосудие» работником отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства на оборотной стороне визового экземпляра ответа (уведомления) заявителю или справки (докладной записки) в левом нижнем углу указывается дата размещения информации о результатах рассмотрения обращения (запроса), а также фамилия, инициалы и подпись должностного лица, разместившего информацию.».

5.10.Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного документа посредством информационной системы, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина.

5.11.Для приема обращений (запросов) в форме электронного документа применяется специализированное программное обеспечение Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее-СПО ГАС «Правосудие»), обеспечивающее квалификацию и (или) аутентификацию гражданина.

VI. Личный прием

6.1. Прием осуществляется в целях оперативного рассмотрения обращений (запросов), относящихся к компетенции Управления.

6.2. Личный прием граждан и представителей организаций (далее - заявителей) проводится начальником Управлением, его заместителями в соответствии с Графиком приема (приложение №4).

В необходимых случаях прием осуществляется с привлечение специалистов соответствующих структурных подразделений.

Организация личного приема возлагается на заместителя начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства.

6.3. Прием ведется в порядке очередности.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

6.4. Основные сведения об осуществлении приема подлежат учету в Журнале учета приема граждан и представителей организаций (приложение № 5).

6.5. В случае если в обращении (запросе) содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, заявителю разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

6.6. Содержание устного обращения заносится в Алфавитно-учетную карточку личного приема (приложение № 6). В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается отметка в учетной форме. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.7. Для получения письменного ответа по устному обращению заявителю предлагается удостоверить собственноручной подписью в Алфавитно-учетной карточке личного приема достоверность изложения его обращения работником Управления.

6.8. Письменное обращение (запрос), полученное в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

6.9. На письменном обращении (запросе), полученном на личном приеме, указываются дата и подпись лица, принявшего обращение (запрос).

6.10.Предварительную запись на личный прием к начальнику Управления, его заместителям, оформление обращения (запроса) осуществляется отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства.

6.11.Обращение (запрос), подлежащие рассмотрению начальником Управления, его заместителями на приеме, докладываются им не менее чем за три дня до даты приема.

6.12.В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения (запроса), если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, предоставлена запрашиваемая информация.

6.13.В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. Информация о поведении заявителя отражается в учетной форме личного приема.

6.14.Прием письменных обращений (запросов) в ходе личного приема, а также обращений (запросов) в форме электронных документов с использованием информационной системы, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина, производится отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и делопроизводства.

VII. Ответственность

Нарушение установленного Инструкцией порядка работы с обращениями (запросами) и приема граждан и представителей организаций, сроков рассмотрения обращений (запросов) или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных государственных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».